주주총회는 기업의 의사결정을 하는 중요한 회의로 통상 개최 2주 전 소집통보를 하고 그 일정에 맞추어 진행합니다. 하지만 2주보다 일정을 단축해야만하는 사정이 생길 수 있습니다. 이럴 때 사용할 수 있는 것이 "기간단축동의서" 입니다. 기간단축동의서는 언제 필요하고 어떻게 사용할 수 있는지 자세히 알아보겠습니다.
기간단축동의서는 언제 필요할까?
상법에서는 주주총회의 소집통보를 2주 전에 해야한다다고 명시해 두었는데요 이 기간을 단축해야하는 사정들에는 어떤 것들이 있을까요?
- 모든주주들이 사안의 긴급성을 이해하고 동의했을 경우
- 이사나 주요인원들의 변경
- 회사의 합병 분할 등
- 새로운 투자자가 특정기간을 넘기지 않고 등기까지 마무리하고자 할 때
- 예) 투자자와 12월 20일에 계약을 작성하였고, 주금 납입은 12월 27일에 하기로 하였다. 또한 12월 31일 전에 등기 신청과정을 완료될 수 있도록 해달라는 요청받았다. 이럴 경우, 기간단축동의서를 포함한 주주총회 소집통보를 12월 20일에 발송하고, 12월 26일 주주총회를 개최한다. 또는 주주총회 소집통보를 12월 20일에 발송하고, 12월 26일 주주총회에 전원이 참가할 경우, 주주총회일에 주주전원으로부터 기간단축동의서날인을 받는다. 결의가 완료되고 난 후 바로 공증을 받고 등기 신청을 진행한다.
기간단축동의서를 사용할 수 있는 조건
긴급한 사안이 생겼을 경우 기간단축동의서를 활용하여 빠르게 주주들의 의견을 모아 결정을 앞당길 수 있습니다. 모든 회사가 기간단축동의서를 활용해 주주총회를 신속하게 개최할 수 있는걸까요?
상법을 한번 살펴보겠습니다. 제363조(소집의 통지) ③ 제1항에도 불구하고 자본금 총액이 10억원 미만인 회사가 주주총회를 소집하는 경우에는 주주총회일의 10일 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하거나 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지를 발송할 수 있다. <개정 2014. 5. 20.> ④ 자본금 총액이 10억원 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우에는 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있고, 서면에 의한 결의로써 주주총회의 결의를 갈음할 수 있다. 결의의 목적사항에 대하여 주주 전원이 서면으로 동의를 한 때에는 서면에 의한 결의가 있는 것으로 본다. <개정 2014. 5. 20.>
위 조항을 읽어 보았을 때 자본금 총액이 10억 미만인 회사는 주주 전원의 동의가 있을 경우 소집절차 없이 주주총회를 개최할 수 있다고 되어 있습니다. 그러면 10억 이상 회사는 기간단축을 할 수 없을까요?
결론적으로 자본금 액수에 관계 없이 기간단축 동의서를 사용할 수 있고, 이를 활용해 빠르게 주주총회를 개최할 수 있습니다.
인감날인과 인감증명서가 필요한가요?
사전에 기간단축 동의서 즉 '소집절차생략 및 기간단축동의서'를 받을 때에는 인감을 날인해 달라고 요청합니다. 제가 공증 받으로 갔을 때는 막도장으로 찍어주신 것도 인정해주셨습니다.
기간 단축 동의서를 작성하는 두가지 방법
기간 단축 동의서에는 아래와 같은 내용이 필요합니다.
- 0000년 0월 0일에 개최되는 주주총회의 소집절차를 생략하고 통지기간을 단축하는 데 동의한다는 본문
- 주주의 이름/ 투자계약서상의 주소/ 사업자등록번호 또는 주민등록번호/ 날인
기간 단축 동의서는 한장에 위 내용을 적은 후 모든 주주의 정보를 표시 날인을 받는 방법이 있습니다. 또 각각의 주주에게 날인을 받아 취합해도 무방합니다.
통상 2주 전에 진행되는 소집통보의 기간을 줄이기 위해서는 기간단축동의서를 활용해야 합니다. 기간단축동의서는 '소집절차생략 및 기간단축동의서'라는 제목으로 주주들에게 보내져야 합니다. 자본금이 10억 미만인 회사는 물론 10억이상인 회사도 주주들의 동의를 통해 기간단축을 하고 주주총회를 빠르게 진행할 수 있습니다. 기간단축동의서는 한장에 작성해 여러 주주의 날인을 받는 방법이 하나 있고, 주주 각각의 기간단축동의서에 날인을 받아 취합을 하는 방법도 있습니다.
기간단축동의서에 대해서 알아보았습니다. 어떤 조건에서 활용할 수 있고, 어떤 상황에서 사용되는지 살펴보았는데, 도움이 되는 정보였기를 바랍니다.
기간 단축 동의서를 잘 활용해 원하는 시기에 빠르게 주주총회를 소집하기를 응원합니다.
*해당 글은 정보 공유 글로 법적인 부분을 책임질 수 없습니다. 진행사항에 대한 적법 여부 등은 전문가에게 의뢰해 주십시오.
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