주주총회 일자를 정했다면 주주총회 소집통지서를 의결권이 있는 주주들에게 소집통지서를 발송해야 합니다. 소집통지, 소집통지서 발송은 의무사항으로 상법 제363조에 의해 주주총회일의 2주 전에 각 주주에게 서면으로 통지를 발송하여 주주에게 도달하여야 합니다. 또는 각 주주의 동의를 받아 전자문서로 통지하는 방법도 있습니다.
소집통지 기간
주주총회 소집통지 기간은 자본금의 크기에 따라 달라집니다. 자본금이 10억 미만인 회사는 10일 전 소집통지, 이외의 회사는 14일 전 소집통지를 지켜야 합니다. 만약 자본금이 10억 미만인 회사가 그 기간을 지키지 못한다면, 주주전원으로부터 날인된 '소집절차생략 및 기간단축동의서'를 받아 빠르게 주주총회를 진행할 수 있습니다. '소집절차생략 및 기간단축동의서'는 주주 각각으로부터 받아서 취합하거나, 한장의 서류에 주주모두의 날인을 받는 형식으로도 만들 수 있습니다.
소집통지 기간 2주 전이라고 했을 때 주주총회일도 포함한다고 생각할 수 도 있는데요, 예를 들어서 설명해 보겠습니다. 주주총회일 일자가 3월 15일 10:00a.m.이라면 2주 전인 3월 1일 10:00a.m. 이전에 통지 및 도달이 완료 되어야 합니다. 자본금이 10억 미만이 회사라면 10일 전인 3월 5일 10:00a.m. 이전에 통지 및 도달이 완료되어야 합니다.
소집통지 방식
소집통지 방식은 대부분 정관에 정해져 있습니다. 상법에서 벗어나지 않은 정관을 가지고 있는 회사라면 보통 소집통지는 주주명부 상의 주소로 우편발송해야 합니다. 이메일로 소집통지하면 안되나요? 하고 물어보는 분들이 많습니다. 원칙적으로는 우편발송을 해야하지만, 개별 주주들로부터 동의를 얻는다면 전자우편, 즉 이메일로 통지할 수 있습니다.
개별 주주들로부터 동의를 받는 방법은 몇개로 요약해 볼 수 있는데요, 투자계약서 작성시에 전자우편을 통한 소집통지에 대해 동의를 얻는 방법, 사전에 전자우편을 통한 소집에 동의하는지 우편 또는 이메일로 의사를 묻고 답변을 얻는 방법 등이 있겠습니다.
소집통지서 작성하기
소집통지서 개요
- 주주총회 일시
- 주주총회 장소
- 목적사항
- 주주총회 참석 시 준비물
지금부터 "크로리주식회사"가 3월 15일 10:00a.m. 에 크로리사옥 5층 대회의실에서 정기주주총회를 개최한다고 했을 때의 소집 통지서를 작성해보겠습니다.
주주총회 소집통지서
당사 정관 및 상법 제363조에 의하여 주주총회를 아래와 같이 소집합니다.
- 일시: 0000년 3월 15일 10시
- 장소: 서울시 중구 00동 000, 로크로리사옥 5층 대회의실
- 목적사항:
- 안건
- 제1호 의안
재무제표에 대한 승인을 요청합니다.
첨부: "첨부문서이름" - 제2호 의안
임원 보수한도(1인) 승인을 요청합니다.이름: 홍길동/직함:대표이사/보수한도:2,000,000,000원/기간: 0000년 1월 1일-0000년 12월 31일 - 제3호 의안
회사의 정관(사업목적-000 추가, 000변경) 개정 건에 대한 승인을 요청합니다.
정관 개정전문구 /개정후문구 /비고(변경 및 추가에 대한 이유를 작성) - 제4호 의안
사내이사 선임의 건에 대한 승인을 요청합니다.
사내이사 김길동 (주민번호000000-0000000)임기시작: 0000년 3월 16일
임기종료: 0001년 3월 15일 - 제5호 의안
주식매수선택권 부여에 대한 승인을 요청합니다.
발행주식 총수량/ 발행가능한 주식매수선택권의 비중과 수량
발행대상자 A, 임직원, 100주, 부여일 0000년 3월 16일
발행대상자 B, 임직원, 50주, 부여일 0000년 3월 16일
- 제1호 의안
- 보고
- 영업보고
- 준비물 신분증.
대리인에게 위임할 경우 주주의 인감이 날인된 위임장과 대리인의 신분증 필참.
- 안건
0000년 3월 1일
크로리 주식회사
대표이사 홍길동 (직인)
위 내용을 다시한번 요약해보겠습니다. 소집통지서는 상법에 명시되어 있는 의무사항입니다. 주주총회 2주 전까지 주주에게 소집통지가 도달되어야 합니다. 소집통지서는 보통 우편으로 발송하지만, 주주들의 동의가 있다면 이메일로 통지할 수 있습니다. 소집 통지서 안에 빠지지 않고 들어가야 하는 내용은 4가지 정도가 있습니다. *주주총회 일시 *주주총회 장소 *목적사항 *주주총회 참석 시 준비물을 작성해주시면 됩니다.
주주총회 소집통지서를 작성하는 핵심 내용을 알아보았습니다. 성공적인 주주총회 개최하기를 응원하겠습니다.
*해당 글은 정보 공유 글로 법적인 부분을 책임질 수 없습니다. 진행사항에 대한 적법 여부 등은 전문가에게 의뢰해 주십시오.
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